Wer bei der Veranstaltungsversicherung spart, zahlt doppelt
Wenn Sie gerade mitten in der Planung einer Veranstaltung sind, steht eine Versicherung vielleicht nicht ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste. Doch das sollten Sie überdenken – als Veranstalter gehen Sie enorme Risiken ein, wenn Sie gar keine oder nur eine Teilversicherung für Ihre Veranstaltung haben. Gerade bei Unternehmensveranstaltungen mangelt es oft an adäquatem Versicherungsschutz. Da staunen wir etwas drüber.
Bedeutet das, dass Sie in jedem Fall grundsätzlich eine Versicherung abschließen sollten? Michiel Bredius, Geschäftsführer bei Klap No Risk, hat da eine ganz klare Position: „Keineswegs. Führen Sie in jedem Fall immer eine Risikoanalyse durch, um zu prüfen, ob eine Versicherung sinnig ist oder nicht. Denn es geht nicht nur um zusätzliche Kosten, die bei einer Absage entstehen, sondern vor allem um die Sorgfaltspflicht aller Beteiligten.“
Ihre Veranstaltung, Ihre Verantwortung
Als Agentur oder Veranstalter müssen Sie ein ausgezeichnetes Konzept auf den Tisch legen. Das ist schon viel wert! Doch sind Sie sich sicher, dass Ihre kreative Idee auch wirklich so in die Tat umgesetzt werden kann? Darum ist es an der Stelle so wichtig, mit bewährten professionellen Parteien zusammenzuarbeiten, die gemeinsam mit Ihnen auf die möglichen Risiken schauen. Diese Sorgfaltspflicht müssen Sie als Kunde gegenüber Ihren Mitarbeitenden und Gästen haben. Oder als Veranstalter gegenüber dem Kunden. Oder als Lieferant mit entsprechendem Service und Materialien.
Stellen Sie sich folgende Situation vor: Auf einem „obligatorischen“ Betriebsausflug stürzt jemand aufgrund eines Defekts an der aufgebauten Bühne. Wer kann dafür haftbar gemacht werden?
- Alle Beteiligten
- Der Veranstalter aufgrund seiner Haftungspflicht als Hauptauftragnehmer
- Der Bauunternehmer aufgrund der mangelhaften Arbeit
- Der Lieferant der Materialien aufgrund der schlechten Materialqualität
- Und auch die Mitarbeitenden bis zu einem gewissen Punkt, da es ein verpflichtender Betriebsausflug war
Das hängt ganz davon ab, was der Schaden bzw. die Ursache genau ist und was vertraglich geregelt ist. Besprechen Sie diese Risiken also im Voraus mit allen Beteiligten und berücksichtigen Sie eine (niedrige) Prämie im Budget, damit Sie nicht auf böse Überraschungen stoßen.
Ohne Versicherung kann eine Absage richtig weh tun
Michiel hat es bereits gesagt: Nicht für jede Veranstaltung braucht es eine Versicherung. Doch man darf die Risiken nicht aus den Augen verlieren. Teilweise aufgrund der Verantwortlichkeit bzw. Haftbarkeit, aber auch, weil Veranstaltungen aus allen möglichen Gründen abgesagt werden können. Auch bleibt es spannend, wie viel das am Ende kosten wird, wenn man nicht versichert ist!
Eine Veranstaltungsversicherung deckt viel mehr als nur einen Todesfall im königlichen Haushalt. Was ist, wenn ein Feuer an der Eventlocation ausbricht? Oder wenn eine Hauptkünstlerin bzw. einen Hauptkünstler einfach nicht erscheint? Oder wenn ein Caterer auf dem Weg zum Veranstaltungsort in einen Unfall verwickelt wird? Oder wenn die Veranstaltung aufgrund von Extremwetter abgesagt werden muss? Das ist nur eine Hand voll von Dingen, die schiefgehen können und für die Sie ordentlich versichert sein müssen. Auch müssen Sie daran denken, sich rechtzeitig zu versichern (beispielsweise für Extremwetter) – nicht später als 14 Tage vor Eventbeginn.
Das ist vielleicht nicht der spaßigste Teil bei der Planung einer Veranstaltung, aber dafür mit einer der wichtigsten. Holen Sie sich daher frühzeitig für Ihr anstehendes Event ein unverbindliches Angebot von Klap No Risk ein. Mit diesem Dokument als Leitfaden können Sie gezielt besprechen, was die verschiedenen Risiken sind, sodass Sie eine gut begründete Entscheidung darüber treffen, welche Versicherungsleistungen Sie abschließen wollen und welche nicht. So sind Sie optimal vor zahlreichen Risiken geschützt und Ihre Veranstaltung kann problemlos über die Bühne gehen – selbst dann, wenn etwas mal nicht ganz rund läuft.
Geschrieben von: Bas Veldkamp – Inspiration für eine Veranstaltung